Die Digitalisierung stellt alle Unternehmen und öffentliche Auftraggeber vor neue technische und kaufmännische Herausforderungen. Haupttreiber der Digitalisierung sind nicht nur das Business selbst, sondern auch Geschäftspartner, sich ändernde Endkundenanforderungen und nicht zuletzt gesetzliche Vorgaben (zum Beispiel durch die E-Rechnung im öffentlichen Bereich). Ein weiterer Ideen- und Impulsgeber der Digitalisierung ist auch die IT selbst.

 

Als Konsequenz werden Digitalisierungs- und Zukunftsprojekte die Anforderungen an die IT und die Kapazitätsbedarfe der IT stark erhöhen. Externe Kosten für IT-Infrastruktur, Personalressourcen usw. werden daher weiter zunehmen, weil interne Ressourcen oft nicht zeitnah und nicht in der benötigten Qualifikation skalierbar zur Verfügung stehen. Die Folge: Das IT-Budget droht in Zukunft rasant zu steigen!

 

Hier kann der IT-Einkauf einen wichtigen Mehrwert bieten: Mit erzielten Einsparungen aus dem laufenden Betrieb kann Budget für wichtige Zukunftsprojekte geschaffen oder angespart werden. Diese Einsparungen helfen Ihrem Unternehmen, das mögliche Delta an benötigten Investitionen in der Zukunft auf ein verträgliches Niveau zu reduzieren. Wer allerdings zu spät beginnt, der wird mit Sicherheit zu viel bezahlen!

Diese Ausgabe von indirect SPEND beschäftigt sich mit folgenden Fragen:

  • Was macht einen guten IT-Einkauf aus?
  • Welche Marktsituation herrscht in den verschiedenen IT-Bereichen vor?

Bleiben Sie – was den Einkauf von Hardware, Software und Dienstleistungen angeht – auf Augenhöhe mit Ihrer IT. Wir helfen Ihnen dabei!

 

Mehr Informationen erhalten Sie gerne direkt von uns. 
Rufen Sie einfach an: 0 89/66 65 830.

 

Viel Erfolg im Einkauf! 

Ihre Anja Rössel 

WAS MACHT EINEN GUTEN IT-EINKAUF AUS?

Die Berücksichtigung folgender Aspekte:

Bedarfsgerechte Mengen

In der Praxis wird häufig zu viel oder zu wenig von einer Ware oder Dienstleistung eingekauft. Das hat in den meisten Fällen Auswirkungen auf die Kosten. Wenn beispielsweise mehr Software eingekauft wurde als nötig, weil sie im Paket günstiger war, landet sie als sogenannte Shelfware-Software ungenutzt im Schrank. Das Problem: 

Auch für diese »Schrankware« muss jährlich Wartung bezahlt werden. Wurde dagegen zu wenig Software eingekauft kann es ebenfalls teuer werden. Stellt sich beim Lizenzaudit heraus, dass Lizenzen fehlen, kommt es zur Nachberechnung dieser Lizenzen (meist zum Listenpreis oder sogar mit Strafzuschlägen) und deren jährlicher Wartung. IBM, VMware und Microsoft berechnen bei einer Nachlizenzierung zum Teil 125 bis 140 Prozent des Listenpreises – und prüfen darüberhinaus Unterlizensierung bis zu zwei Jahre in die Vergangenheit! 

 

Mit der richtigen Strategie und dem nötigen Know-how jedoch bezahlen Sie deutlich weniger als den Listenpreis. Wir unterstützen Sie dabei!

 

Die hohe Kunst des IT-Einkaufs besteht also darin, rechtzeitig die richtigen Mengen einzukaufen und die Mengenbedarfe regelmäßig zu prüfen. Werden etwa zusätzliche Lizenzen erforderlich, können diese vor einem Lizenzaudit noch zu den üblichen Rabatten eingekauft werden.

Marktgerechte Konditionen

Voraussetzungen, um marktgerechte Preise zu erzielen, sind Zeit und Know-how. Zum Einen muss der IT-Einkauf frühzeitig in die Projektplanung eingebunden werden, zum Anderen ist es wichtig, dass die Auswahl der Lieferanten und Dienstleister offen ist. 

Denn häufig geht eine Ausschreibung in der IT nur an ein bis zwei bekannte Systemhäuser – das reicht bei weitem nicht aus!

  • Der IT-Einkauf bringt sein Know-how in einzelnen Projektphasen ein (zum Beispiel Marktrecherchen, Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsgestaltung). 
  • Die Compliance-Vorgaben werden über den IT-Einkauf dokumentiert und eingehalten. 

Angemessene Prozesse

Wer denkt, in der IT sind alle Beschaffungsprozesse per se digital, der irrt. Auch hier gilt es folgende Ansätze zu prüfen:

 

  • Welche IT-Verbrauchsartikel/IT-Hardware werden über welche Kanäle beschafft?
  • Ist eine Bündelung auf einen Kataloganbieter möglich?
  • Welche Freigabeprozesse sind tatsächlich erforderlich?
  • Wie erfolgt die Abrechnung? 

Der Einkauf kann auch bei den IT-Prozessen unterstützen, gerade wenn es darum geht make-or-buy-Projekte zu begleiten. Eine Aufgabenstellung, die relevant wird, wenn Unternehmen eigene Infrastrukturen in die Cloud verlagern. Hierbei müssen nicht nur die Kosten, sondern auch die internen Personalressourcen berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass eine umfassende TCO-Betrachtung durchgeführt wird. In der Praxis werden oftmals die reinen Anschaffungskosten der IT mit einer externen Cloud-Lösung verglichen. Das ist aber kein reeller Vergleich. Denn die Erfahrung zeigt, dass eine Investition nur etwa 30 Prozent der Gesamtkosten ausmacht und noch ungefähr 70 Prozent betriebliche Ausgaben im Lebenszyklus anfallen.

MARKTSITUATION IT

Der IT-Einkauf sieht nur auf den ersten Blick regional aus. Viele Unternehmen kaufen zwar bei Ihrem Systemhaus um die Ecke ein. Bei genauerer Betrachtung wird jedoch klar, dass die großen Anbieter bis auf wenige Ausnahmen in den USA und Asien zu finden sind: 

Standard-Software

USA:           Microsoft, VM-Ware, Citrix, Oracle …

Europa:       SAP

 

Hardware

USA:           HP, Dell, Apple (Produktion allerdings

                   in Asien)

Asien:         Lenovo, Fujitsu, Huawei, Samsung, LG …

Dienstleistungen

Cloud

USA:           Amazon (AWS), Microsoft (Azure), IBM,

                   Google haben einen Marktanteil von

                   mehr als 50 Prozent weltweit 

Europa:      Telekom Cloud, Teile von SAP …

 

Softwareentwicklung

Indien:        Tata, WIPRO… 

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 ERFOLGSGARANTIE FÜR DEN IT-EINKAUF: 
 HOLEN SIE SICH ERFAHRUNG UND KNOW-HOW IN IHR UNTERNEHMEN!

 Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den IT-Einkauf entwickeln oder weiterentwickeln wollen, 

  • können wir Ihnen die Erfahrung und das Know-how unserer Spezialisten zur Verfügung stellen. 
  • sprechen wir mit Ihren Mitarbeitern aus der IT und Ihren Lieferanten auf Augenhöhe. 
  • können wir Ihnen passende Ansätze und Benchmarks aufzeigen, die Ihr Unternehmen auch wirklich umsetzen kann. Davon profitieren Sie sofort! 

Interessante Einkaufsthemen sind:

Software & Dienstleistung

  • SAP (Lizenzen & Betrieb)
  • IBM (Lizenzen & Betrieb)
  • Microsoft
  • Citrix
  • VMware

Bei den genannten Playern gibt es heute auch entsprechende Cloud-Lösungen

  • EDI-Schnittstellen & Services
  • Private Cloud
  • Managed Services
  • Betriebsunterstützung
  • Individuelle Softwarelösungen, deren Anpassungen und Implementierungsleistungen

Hardware

  • Multifunktional-Printer (MFP)
  • Desktop-Hardware
  • Server
  • Netzinfrastruktur

Telekommunikation

  • WAN/SD-WAN
  • VoIP/Festnetz
  • Mobilfunk

POTENZIALANALYSE FÜR DEN IT-EINKAUF – 
WELCHE POTENZIALE STECKen IN IHREN IT-KOSTEN?

Sie interessieren sich für eine Optimierung im IT-Einkauf, wissen aber nicht, ob sich ein entsprechendes internes Projekt lohnt? 

 

Wir helfen Ihnen dabei, einen Projekterfolg oder auch bestimmte Einzelkosten oder Prozesse in der IT einzuschätzen. 

 

Mit unseren Benchmarks aus einer Vielzahl an Projekten können wir anhand von Verträgen, Rechnungen und Interviews mit Ihren Mitarbeitern die Potenziale professionell bestimmen. 

 

Fragen Sie uns dazu an – es lohnt sich!