Wann lohnt sich ein IT-Einkauf? 

Der IT-Einkauf kann die Lieferantenauswahl, die Kosten und die Prozesse positiv beeinflussen! Ab jährlichen IT-Ausgaben von 5 Mio. € und mehr werden diese Ansätze interessant. Einkäufer können bei guten Rahmenbedingungen in der IT einen Kostenvorteil von 20 Prozent und mehr erarbeiten. Außerdem können kaufmännische Tätigkeiten aus der IT an den Einkauf abgegeben werden – beispielsweise Ausschreibungen oder Verhandlungen.  

WIESO ABER HAT SICH DER IT-EINKAUF NOCH NICHT IM MITTELSTAND ETABLIERT?

 Oft bestehen Zweifel, ob sich die Investition in einen IT-Einkäufer auch wirklich lohnen wird. Gleichzeitig gibt es zu wenige erfahrene Einkäufer, die mit den IT-Kollegen auf Augenhöhe kommunizieren können. Eine Einkäuferstelle für die IT zu schaffen, reicht allein nicht aus. Wichtig ist, den Einkauf frühzeitig in entsprechende Projekte einzubinden: Nur so können geeignete Maßnahmen entwickelt werden, die einen Wettbewerb zwischen Technologien und Anbietern herstellen.
 
Erfolgsreiche Unternehmen haben den IT-Einkauf in den indirekten Einkauf integriert oder nutzen externe Einkaufsressourcen, um die Potenziale in diesem Bereich zu heben. Eines ist sicher: Der Faktor IT im Gesamtunternehmen gewinnt immer mehr an Bedeutung –auch bezogen auf die einzelnen Beschaffungsbereiche des indirekten Einkaufs. Eine IT-Kompetenz der Einkäufer ist somit unerlässlich.
 
In diese Ausgabe von indirect SPEND haben wir die Schlüssel für den IT-Einkaufserfolg zusammengefasst.
 
 Bleiben Sie mit unserer Unterstützung auf Augenhöhe mit Ihrer IT, wenn es um den Einkauf von Hardware, Software und Dienstleistungen geht. 
 
Mehr Informationen erhalten Sie gerne direkt von uns. 
Rufen Sie einfach an: 0 89/66 65 830. 
 
Viel Erfolg im Einkauf! 
Ihre Anja Rössel 
 
Nächste Ausgabe indirect SPEND Juni 2019:
Wie optimales Schadensmanagement Geld sparen kann

 

Die neun Schlüssel zum

IT-Einkaufserfolg

Was macht den IT-Einkauf erfolgreich? 

 
Wertvolle Tipps aus unserer Praxis:
 

Ausschreibungen 

Im IT-Bereich liegt die Ausschreibungsquote vieler Unternehmen kumuliert bei Null! Vielleicht, weil keine Zeit für die Vorbereitung und Durchführung eingeplant wurde, oder weil vermutet wird, dass das bewährte Systemhaus wohl die besten Preise macht. Oder auch, weil man bestehende  

Lieferantenbeziehungen einfach nicht aufs Spiel setzen möchte. Aus Sicht eines professionellen IT-Einkaufs ist folgendes wichtig: Eine Ausschreibung sollte einen Mindestumfang von 3 (bei kleinen Volumina) und einen maximalen Umfang von 10 qualifizierten Anbietern haben. 

 

Vertragsbedingungen in der Ausschreibung festlegen 

Bereits in der Ausschreibung können wichtige Vertragsinhalte formuliert werden. Das verkürzt mitunter zähe Vertragsverhandlungen, weil im Rahmen der Ausschreibung schon über Kündigungsfristen, Haftung/Gewährleistung/Gerichtsstand, Escrow-Dienstleister usw.. gesprochen wurde. 

Produktneutrale Ausschreibungen 

Vor einer Ausschreibung legen wir uns nicht auf einen Hersteller fest. So sind wir für mögliche Alternativen grundsätzlich offen, sofern sie alle Mindestvorgaben aus einem Pflichtenheft erfüllen. Nur so entsteht Wettbewerb, und nur so bekommen wir die bestmöglichen Konditionen. 

 

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft für eine erfolgreiche Ausschreibung sollten folgende Themen abbilden:

a) Ausgangssituation (Technik, Daten, interne Prozesse) 
b) Beschreibung der geplanten Anwendung/Leistungskriterien

c) geplanter Sollzustand (Technik, Daten, neue Prozesse) 
d) wichtige Vertragsinhalte 
e) Planung der Umsetzungsschritte/Zeitplan 
f) intern: Kostenplan, Erfolgskontrolle

Beschaffungshorizont überdenken, Lebenszyklen berücksichtigen 

Unter Betrachtung der Lebenszykluskosten (Investition und betriebliche Ausgaben; also Capex und Opex) kann das optimale Einkaufsszenario ermittelt werden. Zwei Beispiele:
– Welche Vertragslaufzeit ist sinnvoll? 3 oder 5 Jahre/Miete oder Kauf usw. …

– Plattenspeicher vs. SSD-/Flash-Speicher? Die Investitionskosten für einen klassischen Plattenspeicher sind niedriger als die für eine SSD-Variante. Hinsichtlich der Folgekosten und Lebensdauer bietet ein SSD-Speicher jedoch deutliche Vorteile. Ein fairer Vergleich muss also alle Kriterien des geplanten Lebenszyklus’ berücksichtigen.

 

Deal Reg 

Informieren Sie sich vor einer Ausschreibung bei den Herstellern, ob ein Deal Reg für ihr Unternehmen zu Gunsten eines Anbieters hinterlegt ist. Hersteller und indirekter Vertrieb versuchen sich so vor „unnötigem“ Wettbewerb zu schützen. In der Ausschreibung bekommen dann häufig 

alle konkurrierenden Wettbewerber schlechtere Konditionen als der geschützte Anbieter. Aus Compliance-Sicht sollten Sie einen Deal Reg gar nicht oder nur nach schriftlicher Vereinbarung genehmigen. 

Konditionenmodell – transparente Einkaufskonditionen

Aus Käufersicht haben offen gelegte Einkaufskonditionen besondere Vorteile. So kann die Marge des Anbieters leichter eingeschätzt werden. Doch auch hier gilt es einiges zu beachten: Systemhäuser bekommen von den Herstellern einen Verkaufspreis, der sich nach Volumen und 

Partnerstatus richtet (Frontend-Vergütung). Nach Verkauf der Waren erhält der Partner quartalsmäßig Ausschüttungen/Kickbacks vom Hersteller für verkaufte Waren (Backend-Vergütung). Diese lassen sich in der Regel nicht 100-prozentig einer Transaktion zuordnen – deshalb ist es sinnvoll vorab darüber zu verhandeln. 

 

Wertanalyse

 Die Wertanalyse ist die Königsdisziplin im strategischen Einkauf und sicherlich einer der größten Hebel für Einsparungen. Sie hinterfragt, welcher Bedarf tatsächlich erforderlich ist und auf welche Merkmale gegebenenfalls verzichtet werden kann oder, welche durch Alternativen ersetzbar sind.

 

Gehen Sie in der Praxis nach folgender Methode (hier verkürzt dargestellt) vor: Führen Sie eine ABC-Analyse Ihrer Anforderungen durch, und spiegeln Sie gleichzeitig, welche Kosten damit verbunden sind. So können für eine B-Anforderung, zum Beispiel eine Wiederherstellungszeit innerhalb von 2 Stunden, hohe Kosten entstehen. Prüfen Sie, ob die Wiederherstellungszeit in dieser Form benötigt wird und ob gegebenenfalls nach Produkten oder Leistungen differenziert werden kann.

  Mit der Wertanalyse können Sie verschiedene IT-Bereiche hinterfragen – beispielsweise: 
– Ausstattungsmerkmale Hardware,
 – Software-Lizenztypen, 
– Wartung Software, Hardware …

Cloud-Anwendungen 

Viele Unternehmen nutzen bereits die Vorteile einer Hybrid-Cloud – also die Kombination aus eigenem Rechenzentrum mit zusätzlichen Kapazitäten einer Cloud-Infrastruktur.
 
Für eine Cloud-Umgebung bieten sich vor allem Anwendungen an, die eine hohe Rechnerkapazität (etwa für Video, CAD) erfordern, jedoch nur für eine begrenzte Zeit (beispielsweise 5 Tage  pro 

 Monat) genutzt werden. Diese können zum Beispiel als „Desktop as a service“ oder „PC as a service“ angeboten werden. In solchen Fällen ist eine CloudAnwendung deutlich günstiger als eine eigene Infrastruktur.

Interessant sind auch Cloud-only-Anwendungen für Unternehmen. Über einen virtuellen Desktop in der Cloud kann von jedem Gerät aus gearbeitet werden – unabhängig vom Speicher oder der Rechnerkapazität. So können Anforderungen der Mitarbeiter hinsichtlich Geräteauswahl, Arbeitszeiten, Arbeitsorte usw. leichter berücksichtigt werden.

 

Erfolgsgarantie für den IT-Einkauf

– Holen Sie sich die Erfahrung und in Ihr Know-how ins Unternehmen

 

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den IT-Einkauf entwickeln oder weiterentwickeln wollen, 

können wir Ihnen die Erfahrung und das Know-how unserer Spezialisten zur Verfügung stellen.

 • sprechen wir mit Ihren Mitarbeitern aus der IT und Ihren Lieferanten auf gleicher Augenhöhe.

 • können wir Ihnen passende Ansätze und Benchmarks aufzeigen, die Ihr Unternehmen auch wirklich umsetzen kann. Davon profitieren Sie sofort!

 

Interessante Einkaufsthemen sind: 

Software & Dienstleistung

• SAP (Lizenzen & Betrieb)

• IBM (Lizenzen & Betrieb)

• Microsoft

• Citrix

• VMware

Bei den genannten Playern

gibt es heute auch

entsprechende Cloud-Lösungen

• EDI-Schnittstellen & Services

• Private Cloud 

• Managed Services

• Betriebsunterstützung 

• Individuelle Softwarelösungen, deren Anpassungen und Implementierungsleistungen

Hardware

• Multifunktional-Printer (MFP)

• Desktop-Hardware

• Server 

• Netzinfrastruktur

Telekommunikation 

• WAN / SD-WAN
 
• VoIP / Festnetz 
 
• Mobilfunk

 

 

Potenzialanalyse für den IT-Einkauf – Welche Potenziale steckt in Ihren IT-Kosten?

 
Sie interessieren sich für eine Optimierung im IT-Einkauf, wissen aber nicht, ob sich ein entsprechendes internes Projekt lohnt?
 
Wir helfen Ihnen dabei, einen Projekterfolg oder auch bestimmte Einzelkosten oder Prozesse in der IT einzuschätzen.
 
Mit unseren Benchmarks aus einer Vielzahl an Projekten können wir anhand von Verträgen, Rechnungen und Interviews mit Ihren Mitarbeitern die Potenziale professionell bestimmen.
 
Fragen Sie uns dazu an – es lohnt sich!

Die Digitalisierung stellt alle Unternehmen und öffentliche Auftraggeber vor neue technische und kaufmännische Herausforderungen. Haupttreiber der Digitalisierung sind nicht nur das Business selbst, sondern auch Geschäftspartner, sich ändernde Endkundenanforderungen und nicht zuletzt gesetzliche Vorgaben (zum Beispiel durch die E-Rechnung im öffentlichen Bereich). Ein weiterer Ideen- und Impulsgeber der Digitalisierung ist auch die IT selbst.

 

Als Konsequenz werden Digitalisierungs- und Zukunftsprojekte die Anforderungen an die IT und die Kapazitätsbedarfe der IT stark erhöhen. Externe Kosten für IT-Infrastruktur, Personalressourcen usw. werden daher weiter zunehmen, weil interne Ressourcen oft nicht zeitnah und nicht in der benötigten Qualifikation skalierbar zur Verfügung stehen. Die Folge: Das IT-Budget droht in Zukunft rasant zu steigen!

 

Hier kann der IT-Einkauf einen wichtigen Mehrwert bieten: Mit erzielten Einsparungen aus dem laufenden Betrieb kann Budget für wichtige Zukunftsprojekte geschaffen oder angespart werden. Diese Einsparungen helfen Ihrem Unternehmen, das mögliche Delta an benötigten Investitionen in der Zukunft auf ein verträgliches Niveau zu reduzieren. Wer allerdings zu spät beginnt, der wird mit Sicherheit zu viel bezahlen!

Diese Ausgabe von indirect SPEND beschäftigt sich mit folgenden Fragen:

  • Was macht einen guten IT-Einkauf aus?
  • Welche Marktsituation herrscht in den verschiedenen IT-Bereichen vor?

Bleiben Sie – was den Einkauf von Hardware, Software und Dienstleistungen angeht – auf Augenhöhe mit Ihrer IT. Wir helfen Ihnen dabei!

 

Mehr Informationen erhalten Sie gerne direkt von uns. 
Rufen Sie einfach an: 0 89/66 65 830.

 

Viel Erfolg im Einkauf! 

Ihre Anja Rössel 

WAS MACHT EINEN GUTEN IT-EINKAUF AUS?

Die Berücksichtigung folgender Aspekte:

Bedarfsgerechte Mengen

In der Praxis wird häufig zu viel oder zu wenig von einer Ware oder Dienstleistung eingekauft. Das hat in den meisten Fällen Auswirkungen auf die Kosten. Wenn beispielsweise mehr Software eingekauft wurde als nötig, weil sie im Paket günstiger war, landet sie als sogenannte Shelfware-Software ungenutzt im Schrank. Das Problem: 

Auch für diese »Schrankware« muss jährlich Wartung bezahlt werden. Wurde dagegen zu wenig Software eingekauft kann es ebenfalls teuer werden. Stellt sich beim Lizenzaudit heraus, dass Lizenzen fehlen, kommt es zur Nachberechnung dieser Lizenzen (meist zum Listenpreis oder sogar mit Strafzuschlägen) und deren jährlicher Wartung. IBM, VMware und Microsoft berechnen bei einer Nachlizenzierung zum Teil 125 bis 140 Prozent des Listenpreises – und prüfen darüberhinaus Unterlizensierung bis zu zwei Jahre in die Vergangenheit! 

 

Mit der richtigen Strategie und dem nötigen Know-how jedoch bezahlen Sie deutlich weniger als den Listenpreis. Wir unterstützen Sie dabei!

 

Die hohe Kunst des IT-Einkaufs besteht also darin, rechtzeitig die richtigen Mengen einzukaufen und die Mengenbedarfe regelmäßig zu prüfen. Werden etwa zusätzliche Lizenzen erforderlich, können diese vor einem Lizenzaudit noch zu den üblichen Rabatten eingekauft werden.

Marktgerechte Konditionen

Voraussetzungen, um marktgerechte Preise zu erzielen, sind Zeit und Know-how. Zum Einen muss der IT-Einkauf frühzeitig in die Projektplanung eingebunden werden, zum Anderen ist es wichtig, dass die Auswahl der Lieferanten und Dienstleister offen ist. 

Denn häufig geht eine Ausschreibung in der IT nur an ein bis zwei bekannte Systemhäuser – das reicht bei weitem nicht aus!

  • Der IT-Einkauf bringt sein Know-how in einzelnen Projektphasen ein (zum Beispiel Marktrecherchen, Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsgestaltung). 
  • Die Compliance-Vorgaben werden über den IT-Einkauf dokumentiert und eingehalten. 

Angemessene Prozesse

Wer denkt, in der IT sind alle Beschaffungsprozesse per se digital, der irrt. Auch hier gilt es folgende Ansätze zu prüfen:

 

  • Welche IT-Verbrauchsartikel/IT-Hardware werden über welche Kanäle beschafft?
  • Ist eine Bündelung auf einen Kataloganbieter möglich?
  • Welche Freigabeprozesse sind tatsächlich erforderlich?
  • Wie erfolgt die Abrechnung? 

Der Einkauf kann auch bei den IT-Prozessen unterstützen, gerade wenn es darum geht make-or-buy-Projekte zu begleiten. Eine Aufgabenstellung, die relevant wird, wenn Unternehmen eigene Infrastrukturen in die Cloud verlagern. Hierbei müssen nicht nur die Kosten, sondern auch die internen Personalressourcen berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass eine umfassende TCO-Betrachtung durchgeführt wird. In der Praxis werden oftmals die reinen Anschaffungskosten der IT mit einer externen Cloud-Lösung verglichen. Das ist aber kein reeller Vergleich. Denn die Erfahrung zeigt, dass eine Investition nur etwa 30 Prozent der Gesamtkosten ausmacht und noch ungefähr 70 Prozent betriebliche Ausgaben im Lebenszyklus anfallen.

 ERFOLGSGARANTIE FÜR DEN IT-EINKAUF: 
 HOLEN SIE SICH ERFAHRUNG UND KNOW-HOW IN IHR UNTERNEHMEN!

 Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den IT-Einkauf entwickeln oder weiterentwickeln wollen, 

  • können wir Ihnen die Erfahrung und das Know-how unserer Spezialisten zur Verfügung stellen. 
  • sprechen wir mit Ihren Mitarbeitern aus der IT und Ihren Lieferanten auf Augenhöhe. 
  • können wir Ihnen passende Ansätze und Benchmarks aufzeigen, die Ihr Unternehmen auch wirklich umsetzen kann. Davon profitieren Sie sofort! 

Interessante Einkaufsthemen sind:

MARKTSITUATION IT

Der IT-Einkauf sieht nur auf den ersten Blick regional aus. Viele Unternehmen kaufen zwar bei Ihrem Systemhaus um die Ecke ein. Bei genauerer Betrachtung wird jedoch klar, dass die großen Anbieter bis auf wenige Ausnahmen in den USA und Asien zu finden sind: 

Standard-Software

USA:           Microsoft, VM-Ware, Citrix, Oracle …

Europa:       SAP

 

Hardware

USA:           HP, Dell, Apple (Produktion allerdings

                   in Asien)

Asien:         Lenovo, Fujitsu, Huawei, Samsung, LG …

Dienstleistungen

Cloud

USA:           Amazon (AWS), Microsoft (Azure), IBM,

                   Google haben einen Marktanteil von

                   mehr als 50 Prozent weltweit 

Europa:      Telekom Cloud, Teile von SAP …

 

Softwareentwicklung

Indien:        Tata, WIPRO… 

http://cms.hansbeckergmbh.de/admin/asset/get-image-thumbnail/id/877/width/450/aspectratio/true?id=877&path=%2Ffotolia_185813182_1.jpg&alt=&cropPercent=true&cropWidth=75&cropHeight=100&cropTop=0&cropLeft=15.6&hotspots=&marker=

Software & Dienstleistung

  • SAP (Lizenzen & Betrieb)
  • IBM (Lizenzen & Betrieb)
  • Microsoft
  • Citrix
  • VMware

Bei den genannten Playern gibt es heute auch entsprechende Cloud-Lösungen

  • EDI-Schnittstellen & Services
  • Private Cloud
  • Managed Services
  • Betriebsunterstützung
  • Individuelle Softwarelösungen, deren Anpassungen und Implementierungsleistungen

Hardware

  • Multifunktional-Printer (MFP)
  • Desktop-Hardware
  • Server
  • Netzinfrastruktur

Telekommunikation

  • WAN/SD-WAN
  • VoIP/Festnetz
  • Mobilfunk

POTENZIALANALYSE FÜR DEN IT-EINKAUF – 
WELCHE POTENZIALE STECKen IN IHREN IT-KOSTEN?

Sie interessieren sich für eine Optimierung im IT-Einkauf, wissen aber nicht, ob sich ein entsprechendes internes Projekt lohnt? 

 

Wir helfen Ihnen dabei, einen Projekterfolg oder auch bestimmte Einzelkosten oder Prozesse in der IT einzuschätzen. 

 

Mit unseren Benchmarks aus einer Vielzahl an Projekten können wir anhand von Verträgen, Rechnungen und Interviews mit Ihren Mitarbeitern die Potenziale professionell bestimmen. 

 

Fragen Sie uns dazu an – es lohnt sich!