Die Agenturleistungen sollten Sie hinterfragen und optimal steuern, um Kosten zu sparen. Ansatzpunkte sind z. B. die richtige Gestaltung von Agenturverträgen, die direkte Beauftragung von Fremdleistungen oder der Einsatz einer kontakterlosen Agentur.
Agenturverträge richtig gestalten!
Wenngleich eine Vertragsgestaltung Aufgabe eines Juristen ist, so können Sie auch als Einkäufer bereits auf einige Punkte achten:
Standardverträge/Individualverträge
Oft werden schwammig formulierte Standardverträge unterzeichnet. Achten Sie darauf, dass die Verträge Ihren Ansprüchen entsprechend angepasst werden. Gerade unklare Formulierungen beinhalten Konfliktpotenzial. Auch wenn Sie rein rechtlich gesehen die volle Vertragsfreiheit haben und der Abschluss eines Vertrages mündlich oder per E-Mail praktisch ist: Schließen Sie einen Vertrag nach Möglichkeit schriftlich ab. Anders wenn Sie mit einer Agentur bereits langjährige Erfahrung gesammelt haben: Dann sind mündliche Aufträge – gerade wenn es um kleinere Arbeiten geht – die Regel. Der Vorteil darin liegt in der hohen Zeitersparnis. Sammeln Sie dagegen erste Erfahrungen mit einer Agentur und investieren Sie hierfür auch noch einen hohen Betrag, sollten Sie auf Nummer sicher gehen und auf einen detaillierten schriftlichen Vertag bestehen.
Gängige Vertragstypen sind der Dienst- und der Werkvertrag. Oft ist die Abgrenzung schwierig. Grundsätzlich wird beim Werkvertrag die Herstellung eines bestimmten Werks, also der Erfolg geschuldet, beim Dienstvertrag eine bestimmte Tätigkeit. Nur bei einem Werkvertrag haben Sie als Auftraggeber Gewährleistungsrechte! Formulieren Sie die Aufträge nach Möglichkeit so, dass klar ist, dass es sich dabei um die Erstellung eines Werks handeln soll.
Regelungsinhalt
Auch wenn es banal klingt: Regeln Sie detailliert, was die Aufgaben der Agentur sind und wie viel Sie dafür bezahlen müssen. Überlegen Sie, welche Situationen eintreten können. Beispiel: Die Agentur vergibt für Sie den Druck der von der Agentur selbst designten Broschüren an einen Drittdienstleister. Abgerechnet wird ein Pauschalpreis. Jetzt haben Sie aber selbst eine Druckerei gefunden, bei der Sie drucken lassen möchten. Für einen solchen Fall muss detailliert geklärt sein, wie hoch das Honorar für Layout und Satz der Agentur ist. Eine transparente Abrechnungsweise ist für solche Fälle wichtig.
Nutzungs- und Bearbeitungsrechte
Lassen Sie sich schriftlich zusichern, dass alle Nutzungsrechte der erstellten Arbeiten auf Sie als Auftraggeber übergehen. Ansonsten können böse Überraschungen entstehen: Verwenden Sie z. B. ein Erzeugnis über viele Jahre immer wieder, kann der Hersteller rückwirkend Schadensersatz für die Verwendung verlangen, da er als Urheber das Verwertungsrecht am Erzeugnis hat.
Sonstiges
Vergessen Sie nicht, die AGBs zu studieren. Sie werden, falls vorhanden, immer auch Vertragsinhalt. Außerdem sind sie für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert und wurden von einem Vertragspartner einseitig erstellt. Lassen Sie von einem Rechtsexperten ggf. prüfen, ob Ihre AGB-Klauseln dem AGB-Recht entsprechen. Im schlimmsten Fall sind diese bei einem Verstoß unwirksam.
Wichtig ist auch, dass Sie Haftungsfragen regeln, sowie das Vorgehen bei Beendigung des Vertrags.
Hinweis: Hierbei handelt es sich NICHT um eine Rechtsberatung. Die Tipps stellen lediglich Informationen aus betriebswirtschaftlicher Sicht dar.
Agenturkonditionen verhandeln: Das richtige Honorarmodell ist entscheidend!
Im Vorfeld einer Neuausschreibung und / oder Nachverhandlung sollte geprüft werden, welches Honorarmodell für die individuellen Anforderungen geeignet ist. Dadurch können oft hohe Einsparungen erzielt werden.
Jede Honorierungsform hat Vor- und Nachteile. Hier erhalten Sie einen Überblick über verschiedene Honorierungsformen:

Standardisierung von wiederkehrenden Leistungen und Produkten
Häufig werden Leistungen und Produkte in minimal abgewandelter Form immer wieder beauftragt. Die Beauftragung bei der Agentur erfolgt jedoch immer für ein neues Produkt. Prüfen Sie deshalb, ob sich Ihre Anforderungen bei Leistungen und Produkten ähneln. Wenn ja, dann kann es sinnvoll sein, Mastervorlagen zu definieren, die dann im Bedarfsfall nur noch adaptiert werden müssen. Dies kann z.B. zutreffen bei:
- Anzeigen
- Flyern
- Broschüren / Zeitschriften
- Newslettern etc.
Nehmen Sie Mastervorlagen in Ihre CI/CD-Unterlagen auf. Durch Standardisierungen wird der Aufwand der Agentur minimiert; Kosten können dadurch gesenkt werden.
Beispiel:
Ein Unternehmen hat für verschiedene Sonderaktionen immer wieder Flyer zur Auslage am POS benötigt. Diese Flyer waren bis auf die für die jeweilige Aktion abgestimmten Texte immer gleich. Dennoch ließ der Kunde diese Flyer bei jeder Aktion von einer Werbeagentur neu gestalten. Dies verursachte jedes Mal Kosten bei der Agentur und Arbeitsaufwand beim Kunden. In Folge eines Optimierungsprojektes wurde für die Flyer ein einheitlicher Master entwickelt, mit Platzhaltern für die Texte. Künftig werden nur noch individuelle Texte entwickelt, der DTP-Agentur zum Einbau in den Master übergeben und an die Druckerei weitergeleitet. Die Werbeagentur wird dafür nicht mehr beauftragt. Die Kosten für die Werbeagentur und den Prozess entfallen dadurch.
Fremdleistungen direkt beauftragen

Prüfen Sie, wie die Agentur mögliche Fremdleistungen Ihrem Unternehmen gegenüber abrechnet. Dazu hilft Ihnen unsere "Checkliste Abrechnung Fremdleistungen".
In einigen Fällen wird durch eine Umstellung zur transparenten Abrechnung weiteres Einsparpotenzial aufgedeckt, da verdeckte Aufschläge seitens der Agentur künftig nicht mehr möglich sind.
Generell wird empfohlen, Drittleistungen nicht über die Agentur abrechnen zu lassen, sondern direkt mit dem Dienstleister (z.B. Litho, Fotograf o.ä.) abzurechnen. So haben Sie die volle Kontrolle über die Konditionen die erbracht und abgerechnet werden. Sollten Sie sich dennoch für die Abwicklung über Ihre Agentur entscheiden, so achten Sie bitte darauf, die Originalbelege des jeweiligen Dritt-Dienstleisters zu erhalten. Dies beinhaltet nicht nur die Abrechnung sondern auch bereits den Kostenvoranschlag sowie Leistungsnachweise. Sind Ihnen die Belege nicht aussagekräftig genug, so können Sie gemeinsam mit der Agentur Einfluss auf das Berichtswesen des Dienstleisters nehmen.
Die richtigen Agenturen auswählen
Die Bündelung der Leistungen auf eine Agentur ist aus Einkäufersicht immer erstrebenswert. Dennoch kann es im Bereich der Agenturleistungen sinnvolle Ausnahmen davon geben:
Hier gibt es eine Reihe von Themen, die sowohl fachlich als auch preislich deutlich besser von Spezialagenturen bearbeitet werden können als von Generalisten. Dazu gehören z.B. Online-Marketing, Druckvorstufe, Media, Events....
Sind die Schnittstellen und Prozesse zwischen der Leadagentur und den Spezialisten für die Umsetzung in den verschiedenen Medien klar definiert, gewinnt der Kunde sowohl Transparenz als auch Kostenvorteile.
Geeignete Agenturen für verschiedene Themengebiete finden Sie in unserer Lieferantendatenbank. Nutzer des Premium-Zugangs können weitere Agenturen bei Hans Becker Horizon telefonisch erfragen.
Einsatz einer kontakterlosen Agentur prüfen
Der Einsatz einer kontakterlosen Agentur bedeutet:
1. Direkter Kontakt zu den kreativen Agenturmitarbeiter bzw. den Mitarbeitern, die mit der Umsetzung einer Aufgabe betraut sind.
2. Keine Meetings mit Kundenbetreuern, die die gesammelten Informationen dann agenturintern wiederum weitergeben müssen.
3. Reduzierung des Stundenaufwands seitens der Agentur. Damit Reduzierung der Kosten.
4. Gefahr, dass Informationen und Kundenwünsche nicht optimal an "den Kreativen" weitergegeben wird, entfällt