Agenturleistungen

Im Vorfeld einer Neuausschreibung und / oder Nachverhandlung sollte geprüft werden, welches Honorarmodell für die individuellen Anforderungen geeignet ist. Dadurch können oft hohe Einsparungen erzielt werden.

Jede Honorierungsform hat Vor- und Nachteile. Hier erhalten Sie einen Überblick über verschiedene Honorierungsformen:

Häufig werden Leistungen und Produkte in minimal abgewandelter Form immer wieder beauftragt. Die Beauftragung bei der Agentur erfolgt jedoch immer für ein neues Produkt. Prüfen Sie deshalb, ob sich Ihre Anforderungen bei Leistungen und Produkten ähneln. Wenn ja, dann kann es sinnvoll sein, Mastervorlagen zu definieren, die dann im Bedarfsfall nur noch adaptiert werden müssen. Dies kann z.B. zutreffen bei:

• Anzeigen
• Flyern
• Broschüren / Zeitschriften
• Newslettern etc.

Nehmen Sie Mastervorlagen in Ihre CI/CD-Unterlagen auf. Durch Standardisierungen wird der Aufwand der Agentur minimiert; Kosten können dadurch gesenkt werden.

Beispiel:
Ein Unternehmen hat für verschiedene Sonderaktionen immer wieder Flyer zur Auslage am POS benötigt. Diese Flyer waren bis auf die für die jeweilige Aktion abgestimmten Texte immer gleich. Dennoch ließ der Kunde diese Flyer bei jeder Aktion von einer Werbeagentur neu gestalten. Dies verursachte jedes Mal Kosten bei der Agentur und Arbeitsaufwand beim Kunden. In Folge eines Optimierungsprojektes wurde für die Flyer ein einheitlicher Master entwickelt, mit Platzhaltern für die Texte. Künftig werden nur noch individuelle Texte entwickelt, der DTP-Agentur zum Einbau in den Master übergeben und an die Druckerei weitergeleitet. Die Werbeagentur wird dafür nicht mehr beauftragt. Die Kosten für die Werbeagentur und den Prozess entfallen dadurch.

Die Bündelung der Leistungen auf eine Agentur ist aus Einkäufersicht immer erstrebenswert. Dennoch kann es im Bereich der Agenturleistungen sinnvolle Ausnahmen davon geben:

Hier gibt es eine Reihe von Themen, die sowohl fachlich als auch preislich deutlich besser von Spezialagenturen bearbeitet werden können als von Generalisten. Dazu gehören z.B. Online-Marketing, Druckvorstufe, Media, Events....

Sind die Schnittstellen und Prozesse zwischen der Leadagentur und den Spezialisten für die Umsetzung in den verschiedenen Medien klar definiert, gewinnt der Kunde sowohl Transparenz als auch Kostenvorteile.

Geeignete Agenturen für verschiedene Themengebiete finden Sie in unserer Lieferantendatenbank. Nutzer des Premium-Zugangs können weitere Agenturen bei Hans Becker Horizon telefonisch erfragen.

Leistungsspektrum Werbeagenturen

Der Einsatz einer kontakterlosen Agentur bedeutet:

1. Direkter Kontakt zu den kreativen Agenturmitarbeiter bzw. den Mitarbeitern, die mit der Umsetzung einer Aufgabe betraut sind.

2. Keine Meetings mit Kundenbetreuern, die die gesammelten Informationen dann agenturintern wiederum weitergeben müssen. 

3. Reduzierung des Stundenaufwands seitens der Agentur. Damit Reduzierung der Kosten.

4. Gefahr, dass Informationen und Kundenwünsche nicht optimal an "den Kreativen" weitergegeben wird, entfällt

Im Rahmen eines Optimierungsprojektes im Bereich Marketing wurden die Aufwendungen für Agenturleistungen untersucht. Diese beinhalteten im Wesentlichen:

• Erstellung von monatlichen Werbebeilagen  (180.000 € p.a.)
• Kreative Betreuung in verschiedenen Fragestellungen, die oftmals vorher nicht planbar sind (45.000 € p.a.)
• Anzeigenkampagne (25.000 € p.a.)

Bislang wurden alle Leistungen an eine Full-Service-Werbeagentur übergeben. Der Kunde war mit den kreativen Leistungen der bisherigen Agentur sehr zufrieden.
Bei der Erstellung der monatlichen Werbebeilagen handelte es sich um ein Prospekt, welches über den Außendienst des Unternehmens regelmäßig an die Endkunden (B2B) verteilt wird und in einem Turnus von ein bis zwei Monaten erscheint. Diese Prospekte sind im Aufbau standardisiert und folgen einem einheitlichen Raster. Die Titelseiten sind verschieden. Darüber hinaus hatte der Kunde Prospekte über das gesamte Sortiment, die jährlich erscheinen.
Kreative Leistungen (Titelseiten, Flyer,…) wurden bei der Agentur nach Bedarf angefordert. Dazu wurde jeweils ein entsprechendes Briefing angefertigt. Die Agentur legte auf dieser Basis einen Kostenvorschlag vor, auf Basis dessen dann die Leistung beauftragt wurde.
Während des Untersuchungszeitraums wurde eine Anzeigenkampagne in den relevanten Fachmedien geplant. Dafür sollte die Agentur ein Anzeigenkonzept erstellen.

Analyse
Hans Becker erstellte zu Projektbeginn eine Übersicht über die Kosten und Leistungen der Werbeagentur. Dazu wurden alle Rechnungen eines Jahres erfasst. Diese Angaben wurden durch Informationen aus Verträgen und Interviews mit den Mitarbeitern des Kunden ergänzt. Die Analyse ergab folgende Erkenntnisse:­­­­
   

Konzepte
Gemeinsam mit dem Kunden wurde entschieden, dass die Prospekte künftig mittels eines webbasierten Tools erstellt werden sollten. Dies sollte sowohl den internen Prozess vereinfachen, die Kommunikation mit dem Dienstleister optimieren und alle Daten in einem einheitlichen System zentralisieren, als auch die Vorlaufzeit bis zum Druck der Prospekte drastisch verkürzen. Umgesetzt werden sollte dies durch eine Ausschreibung der Agenturleistungen für die Erstellung der Prospekte.
Die kreative Betreuung in verschiedenen Fragestellungen sollte im Rahmen einer Neuausschreibung mit angefragt werden. Hier sollten Stunden- und Tagessätze für Standardleistungen abgefragt werden. Außerdem wurde ein Thema für eine Testarbeit ausgewählt.
Das Konzept der Anzeigenkampagne wurde abgelehnt. Auf Anregung von Hans Becker sollte das zur Verfügung stehende Budget in eine PR-Kampagne investiert werden.

Realisierung
Zur Erstellung der Prospekte wurde eine Ausschreibung an verschiedene Anbieter versendet, die entsprechende technische Lösungen zur webbasierten Prospekterstellung anbieten sollten. Kriterium war, dass der Kunde die Inhalte künftig zum Großteil selbst in das Prospekt einstellen kann. Die Daten sollten in einer entsprechenden Datenbank (Bild, Text, Preis) hinterlegt sein und per Auswahlfeld einfach an die entsprechende Stelle im elektronischen Dokument gesetzt werden können. Sobald der Kunde dieses elektronische Dokument erstellt hat, kann er daraus ein PDF generieren, welches den ersten Korrekturschritt ermöglicht. Erste inhaltliche Korrekturen werden vom Kunden selbst übernommen. Danach erhält die Agentur die Information, dass das Prospekt fertig ist und erstellt die Druckdaten, die dann an die Druckerei übermittelt werden. Die angefragten Agenturen konnten die Kosten pro Seite deutlich günstiger anbieten als die bisherige Agentur. Den Zuschlag erhielt der Anbieter mit dem technisch besten Angebot. Diese Umstellung führte zu folgenden Optimierungen:

• Kosten: - 45 Prozent
• Vorlaufzeit: - 6 Wochen
• Prozesskosten intern: 30 Prozent

Die Ausschreibung der Kreativleistungen brachte niedrigere Stunden- und Tagessätze. Die bestehende Agentur lieferte jedoch die besten Ergebnisse bei der Testarbeit und erhielt dadurch den Zuschlag für die weitere Zusammenarbeit in kreativen Fragen.
Der Auftrag für die PR-Kampagne wurde an ein Unternehmen vergeben, das auf erfolgsorientierter Basis arbeitet. Dafür wurde im Vorfeld eine Medialiste definiert, welche nun sukzessive umgesetzt wird.