Heizung/Lüftung/Sanitär

Leistungsumfang Basiswartung

Überarbeiten Sie in enger Absprache mit den Haustechnikern ein angepasstes Leistungsvolumen und einen passenden Turnus. Sinnvollerweise sollte nicht weniger als eine Wartung an einer Anlage mittlerer Beanspruchung pro Jahr durchgeführt werden.

Berücksichtigen Sie bei der Definition der Wartungsleistung Änderungen im Leistungsumfang.

Häufig wird in den Verträgen eine Wartung gem. VDMA angegeben. Die Wartung nach VDMA ist in der Praxis nicht 100-prozentig relevant, da viele Leistungen enthalten sind, die der Servicetechniker nicht durchführt. Sie bezahlen also eine Leistung, die es gar nicht gibt.

Vollwartung

Die Kündigung von Vollwartungsverträgen, die noch eine lange Laufzeit haben, ist in der Regel schwierig, aber nicht unmöglich. Bieten Sie dem Dienstleister an, durch eine Teilnahme an einer Neuausschreibung viele ihrer Anlagen gewinnen zu können. Dies könnte die Kündigungsmöglichkeit verbessern.

Durch die Terminkoordination bei Wartungen und Inspektionen lassen sich die internen Prozesskosten minimieren und die Anfahrtskosten senken. Es ist daher sinnvoll, Termine zu synchronisieren. Bei einer Nachverhandlung sollten Sie diesen Punkt nicht unberücksichtigt lassen.

Ggf. sind Wartungstätigkeiten vertraglich außerhalb regulärer Arbeitszeiten vereinbart. Hinterfragen Sie die Notwendigkeit und ändern Sie dies ggf. in der Leistungsbeschreibung.

Sollte in den Verträgen eine Grundpauschale für Servicebereitschaft abgerechnet werden, sollten Sie diese Position genau prüfen: Welche Servicezeiten sind genau definiert und sind diese noch erforderlich? Diese Pauschale sollte im Zusammenhang mit der Reaktionszeit der Monteure besprochen werden.

Leistungserbringung

Prüfen Sie, ob der aktuelle Leistungsumfang den internen Mitarbeitern, die auch die Abnahme der Leistung vornehmen, bekannt ist. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter eine Kontrolle der Wartungsleistungen durchführen und ggf. Anpassungen/Nachbesserungen bei den Dienstleistern einfordern.

Vertrags- und Abrechnungsprozesse

Vereinfachen Sie den Prozess von der Anforderung bis zur Rechnungsprüfung. In der Regel fallen bei der Wartung von HLS viele Rechnungen von zahlreichen, unterschiedlichen Dienstleistern an. Durch die Bündelung von Gewerken, die Vereinbarung von Monatsrechnungen und durch die vollständigen Angaben auf der Rechnung, können die Bestell-/Prüfungs- und Abrechnungsprozesse spürbar vereinfacht werden.

Nachdem die Servicekosten nicht planbar sind, sollten diese, unabhängig von der Höhe der letzten Monate, verhandelt und eindeutig festgeschrieben werden:

• Stundensatz für Arbeitseinsatz
• Stundensatz für Reisezeit
• Zuschläge
• Fahrtkosten/Reisekosten
• Materialkosten
• Abrechnungstakt sollte < 15 Min. sein

Sie erreichen dadurch eine bessere Transparenz und eine einfachere Rechnungskontrolle.

Die Reaktionszeit bis zum Eintreffen eines Monteurs sollte ebenfalls vereinbart werden, kann aber je Anlage variieren. Ermitteln Sie die erforderlichen Reaktionszeiten je Anlage mit den Fachabteilungen.

Bei Anlagen mit häufigen Störungen sollten Sie eine Anpassung des Leistungsumfangs/Turnus in Betracht ziehen.Modernisierungsmaßnahmen können Kosten senken, hier sollten Sie jedoch eine Amortisationsrechnung aufstellen.

Die Bündelung von Leistungen, die durch einen oder wenige Dienstleister regional  durchgeführt werden können, führt zu einem größeren Auftragsvolumen und möglicherweise zu besseren Konditionen.

Der Bereich Wartung, Instandhaltung Heizung, Lüftung, Sanitär (HLS)  sollte auf Optimierungspotenzial untersucht werden. Da der Klient in diesen Gewerken bei einer Vielzahl von Dienstleistern eingekauft hatte, war die Ausgangslage in den verschiedenen Standorten vollkommen unterschiedlich.

Analyse
Hans Becker erfasste alle Vertrags- und Leistungsverzeichnisse sowie Rechnungen eines Jahres zu Wartungen und Instandhaltungen.  Die Erfassung der Daten war sehr aufwendig, da nicht alle Vertrags- und Leistungsdaten vorlagen. Diese wurden teilweise vor Ort oder mit den bestehenden Dienstleistern abgestimmt. 

In einer Benchmarkanalyse stellte sich heraus, dass in den Prozessen (Abrechnung, Verwaltung) Optimierungspotenzial vorhanden ist. 

Konzepte
Es wurde ein einheitliches Leistungsverzeichnis für alle Standorte erstellt. Durch eine Reduzierung der Dienstleister sollten auch die Prozesse optimiert werden. Die Abrechnung soll in Zukunft zentral und mit weniger Rechnungen möglich sein. Der Klient profitiert von einer geringeren Zahl von Ansprechpartnern.
Um das Einsparpotenzial realisieren zu können, empfahl Hans Becker dem Klienten die Durchführung einer Ausschreibung mit den aktuellen und alternativen Dienstleistern.

Realisierung
Nach Freigabe des Klienten wurde eine Ausschreibung mit den bestehenden Dienstleistern und mit alternativen Anbietern durchgeführt. In Gesprächen und Verhandlungen konnten sich fünf Dienstleister als Partner für den Klienten durchsetzen. Die Einsparungen konnten zur nächsten Wartung sofort umgesetzt werden. 

Neben der Einsparung hat der Klient jetzt mehr Transparenz über die erbrachten Dienstleistungen und Kosten. Die Verwaltungsprozesse wurden deutlich vereinfacht.