Reisen - Bahn

Optimierungen

Bei Bahnfahrten ist der Optimierungsspielraum geringer als bei anderen Reiseträgern. Die vorhandenen Einsparpotenziale sollten Sie aber nutzen. Dazu zählen z. B. der Firmenkundenrabatt sowie die Buchung mit BMIS-Nummer. Mehr lesen Sie hier.

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Firmenkunden erhalten ab 3.000 € Jahresumsatz Rabatte

Grundsätzlich bietet die Deutsche Bahn allen Firmenkunden eine Standard-Rabattstaffel an. Die Rabatte beginnen bei 3% für einen Jahresumsatz von 3.000 Euro und enden bei 5% für einen Jahresumsatz von mindestens 200.000 Euro. Eine Abnahmeverpflichtung hat das Unternehmen durch den Rahmenvertrag jedoch nicht. Ihren individuellen Rabatt können Sie sich mit Hilfe unserer Benchmarks ermitteln.

Zusätzlich zum Großkundenrabatt können die persönlichen Rabattkarten der Bahn - bekannt als BahnCard - weiterhin genutzt werden, jedoch nur in der Version BahnCard Business.

Einsatz Onlinebuchungssystem / Optimierung Bestellprozess

Bei diesem Ansatz geht es darum, die Strukturen der Bestellwege für Reisedokumente zu überprüfen. Hinterfragen Sie, warum selbst einfache Buchungen wie Bahn oder Hotel per Telefon im Reisebüro getätigt werden. Es kommt zum Beispiel sehr häufig vor, dass in einem Unternehmen Informationen über Zugverbindungen oder verfügbare Hotels im Internet abgerufen werden, die eigentliche Buchung aber kostenpflichtig über das Reisebüro vorgenommen wird.

OBE-Kosten

OBE-Vorteile

Änderung des Verkehrsmittels wird immer interessanter

Eine Änderung des Verkehrsmittels kann neben der Kostenoptimierung (z.T. sind Bahnfahrten günstiger als ein Flugticket oder die Nutzung des privaten PKWs) auch eine Optimierung der Arbeitszeit bedeuten. So kann die Reisezeit im Zug als Arbeitszeit genutzt werden und der Mitarbeiter erreicht sein Reiseziel wesentlich entspannter.

Aufgrund neuer Schnellfahrstrecken steigt die Attraktivität der Bahn. So werden bereits heute von Frankfurt nach Berlin Fahrzeiten von unter 4 Stunden von Stadtmitte zu Stadtmitte realisiert. Die gleiche Reisedauer soll ab 2017 auch auf der Strecke München-Berlin gelten.

Für umweltbewusste Unternehmen spielt auch die Nachhaltigkeit und positive CO₂-Bilanz der Bahn bei der Entscheidung für ein Verkehrsmittel eine Rolle!

Benchmarks

Die Deutsche Bahn hat im Fernverkehr eine Monopolstellung. Es ist nicht möglich in diesem Bereich einen Preisbenchmark zu erstellen, da Vergleichsangbote fehlen.

Jedoch bietet die Bahn für Unternehmen ab einer gewissen Umsatzgröße Rabatte zwischen 3% - 9% an. In Kombination mit anderen Vergünstigungen, z.B. der BahnCard Business, sind noch höhere Preisnachlässe möglich.

Prüfen Sie, ob Sie auf Ihre bereits vorhanden Inlandsumsätze bei der Deutschen Bahn einen Rabatt erhalten. Bitte tragen Sie in der nachfolgenden Tabelle Ihren Inlands-Bahnumsatz ein.

Rabatte der Deutschen Bahn

Inlands Bahnumsatz p.a.

folgender Rabatt kann erreicht werden

Vorlagen

Wie viele Kosten sind durch Bahnreisen entstanden? Erfassen Sie die In- und Auslandsreisen und die Fahrten mit der 1. und 2. Klasse, unter Berücksichtigung diverser BahnCards. Anbei das Bild einer Beispieldatei.

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Bahnumsatz

Projektbeispiele

Projektbeispiel: Geschäftsreisen Industrieunternehmen 1.600 MA

Kostenbereich:

Geschäftsreisen

Kosten:

400.000 € p.a.

Branche:

Industrie

Unternehmensgröße:

1.600 MA

Ausgangslage

Aufgabe von Hans Becker war es, die Kosten für Geschäftsreisen und die interne Reise-Prozesse zu untersuchen.

Vorgehensweise

Analyse
Hans Becker prüfte folgende Reisebereiche anhand von Statistiken, Rechnungen und Verträgen:
Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel, Reisebüro

Konzepte
Hans Becker stellte fest, dass die Konditionen im Bereich Flug optimierbar sind. Die internen Prozesse von der Bestellung bis zur Abrechnung der Reise können vereinfacht und systemunterstützt werden.
Gemeinsam mit dem Kunden wurden Gespräche und Verhandlungen mit bestehenden und alternativen Leistungsträgern (Flug) geführt. Dabei konnten für bestimmte Routen Nettoraten vereinbart werden.

Realisierung
Im Bereich der Prozesse wurde mit Unterstützung des bestehenden Reisebüros ein verbesserter Bestellprozess eingeführt. Die elektronische Reisekostenabrechnung wurde in das bestehende SAP-System eingebunden.

Ergebnis

Einsparung:

50.000 € p.a.

Projektdauer:

6 Monate

Zusatznutzen:

Mehr Transparenz über die Prozesse und Kosten
vereinfachte und zeitsparende interne Prozesse
KnowHow Transfer

Projektbeispiel: Geschäftsreisen Industrieunternehmen 4.000 MA

Kostenbereich:

Geschäftsreisen

Kosten:

670.000 € p.a.

Branche:

Industrie

Unternehmensgröße:

4.000 MA

Ausgangslage

Projektziel war es, das Geschäftsreiseaufkommen auf Einsparpotenzial bei Kosten und Prozessen zu untersuchen.

Vorgehensweise

Analyse / Konzepte / Realisierung

Anhand von Verträgen, Statistiken und Kreditkartenauswertungen wurde das Volumen in allen Bereichen des Geschäftsreiseaufkommens ermittelt und bewertet.

Die Hotel-Konditionen, die der Kunde bereits direkt verhandelt hatte, wurden seitens Hans Becker als marktgerecht eingestuft. Überprüft wurde dies anhand eines Preisvergleiches mit den gängigen Hotelbuchungsplattformen Hotel.de und HRS.de. Die direkt verhandelten Preise lagen ca. 10-15 % unter den Preisen der Hotelbuchungsplattformen. Allerdings wurde der Prozess für die Abwicklung der Hotelbuchungen noch als verbesserungswürdig angesehen. Die Buchung erfolgte i.d.R. telefonisch im jeweiligen Hotel. Dies ist ein arbeitsintensiver Weg. Einen günstigeren Beschaffungsweg stellt die Nutzung einer Hotelbuchungsplattform dar, bei der die Rahmenkonditionen des Kunden bereits hinterlegt sind und somit die Buchung auch von direkt verhandelten Hotelraten möglich ist. Zusätzlich wurde festgestellt, dass ein Großteil der Hotelübernachtungen per Rechnung bezahlt wird. Es handelt sich hierbei um ca. 1.500 Rechnungen, die sehr hohe Prozesskosten für den Bezahlvorgang verursachen. Die Reisebürokonditionen wurden seitens Hans Becker als nicht marktgerecht bewertet. Dieser Nachweis erfolgte durch die Gegenüberstellung der Konditionen des bestehenden Reisebüros und den frei zugänglichen Angeboten am Markt, zum Beispiel von OBT Online-Business-Travel.

Auch der Prozess für die Abwicklung war nicht optimal gelöst, da die Buchung entweder telefonisch oder per Fax im Reisebüro erfolgte. Gerade im Massengeschäft Bahn (in diesem Fall über 360 Buchungsvorgänge) führt dies zu verhältnismäßig hohen Prozesskosten. Eine Online-Buchung war bis dahin nicht möglich. Nachverhandlungen in diesem Bereich führten sowohl zu besseren Konditionen wie auch zu Verbesserungen im Beschaffungsprozess durch den Einsatz eines Onlinebuchungssystems. So wurden durch den Einsatz des Onlinebuchungssystem die Transaktionskosten von innerdeutschen Bahnfahrkarten auf 0 € gesenkt.

Auch der Buchungsvorgang selbst wurde erheblich vereinfacht, da die Buchung gleich mit der Fahrplanauskunft erfolgen kann. Dies spart enorm viel Zeit und der Anruf im Reisebüro oder das Versenden eines FAX kann unterbleiben. Es wurde das Online-Buchungssystem BCD Travel direct des Reisebüros gewählt, da es zu günstigen Kosten (1.050 € einmalige Einrichtungsgebühr) angeboten werden konnte. Es ist einfach zu bedienen und der Kunde kommt in den Genuss der günstigen Gebühren für die Online-Buchung. Die Transaktionskosten sanken somit im Bereich Bahn von 7 € auf 0 € und für einen innereuropäischen Flug von 29,45 € auf 15 € pro Vorgang.

Die Analyse ergab das folgende Bild der Ist-Situation:

Kostenverteilung

Ergebnis

Einsparung:

48.000 € p.a.

Projektdauer:

6 Monate

Zusatznutzen:

Optimale Prozesse

Besonderheiten

In den Bereichen Flug und Mietwagen waren die Konditionen marktgerecht. Ein Einsparpotenzial konnte nicht ermittelt werden.

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Winfried Barczaitis

Geschäftsreisen